Il registro dei volontari non è un quaderno
È un obbligo, ma è anche il posto dove sta gran parte del valore che l'ente produce.
Nelle organizzazioni che incontriamo il registro dei volontari è quasi sempre in una di queste tre forme: un quaderno, un foglio di calcolo su un computer solo, o la memoria di una persona molto disponibile.
Perché è un problema anche quando funziona
Funziona finché quella persona c'è. Il giorno in cui va in ferie, cambia ruolo o semplicemente si dimentica, l'ente perde insieme l'adempimento e l'informazione.
Cosa ci si mette dentro
- chi è il volontario e da quando collabora;
- quali turni ha coperto, su quale attività e per quante ore;
- i rimborsi riconosciuti, con la loro causale;
- i documenti collegati, dalla formazione alle coperture assicurative.
Il ritorno, oltre all'obbligo
Le ore di volontariato sono uno dei pochi numeri che raccontano davvero cosa fa un ente. Se sono registrate mentre accadono, si possono usare nella rendicontazione ai finanziatori e nel bilancio sociale senza rimetterci mano.
Gli obblighi precisi dipendono dalla forma giuridica dell'ente e dalla normativa vigente: su quelli conviene sempre sentire il proprio consulente.